Vítejte na stránkách produktu
„scan force“ pro advokátní
a právní kanceláře

Co je „scan force“?

Moderní a rychlé řešení digitalizace dokumentů pro advokátní
a právní kanceláře včetně kurýrní služby.

Dokumenty jsou vyzvednuty přímo u vás, převedeny
do digitální podoby a společně s nosičem DVD & CD-ROM
vráceny do 7 dnů zpět na váš stůl.

Proč scan force digitalizace?

• výrazné zlepšení efektivity práce a úspora času, potřebná pro práci s dokumenty
• snadné a okamžité vyhledávání dokumentů, sdílení dokumentů a snadná dostupnost dokumentů i ze vzdálených lokalit přes webová rozhraní
• perfektní přehled nad vašimi dokumenty
• jednoduché a levné zálohování a ochrana před ztrátou či neoprávněným prohlížením
• docílení lepších optických vlastností než u papírového originálu
• úspora nákladů na uskladnění a časté kopírování
• úspora místa ve vašem archivu
• možnost označení vašich dokumentů časovým razítkem a jejich následná skartace

Balíček služeb „scan force“ zahrnuje

• bezpečný transport profesionály z TNT express tam i zpět ve speciálních přepravních boxech s unikátním pečetícím systémem
• NDA smlouva o mlčenlivosti
• digitalizace Vašich dokumentů
• pevná cena a garance termínu
• platnost pro oblast Brna, Prahy a blízkého okolí s možností rozšíření i na další lokality, to vše za cenu 9 500 Kč bez DPH /box (max. kapacita přepravního boxu je cca 6 000 archů formátu A4 v závislosti na gramáži, způsobu předání – šanony, archivační krabice apod.)

Jak služba „scan force“ funguje?

1. den klient
• na zákaznické lince „scan force“ objedná telefonicky, e-mailem nebo faxem vyzvednutí dokumentů určených k digitalizaci, udáte počet požadovaných přepravních boxů, místo a časové rozmezí pro následující den
• objednávat je možné do 16 hod, včetně případného vrácení prázdných přepravních boxů

2. až 6. den zákaznický servis
• do 17 hod proběhne vyzvednutí kurýrem TNT, který bude vybaven potřebnou dokumentací, odpovídajícím počtem přepravních boxů a pečetícím systémem
• společně vložíte dokumenty určené k digitalizaci do přepravního boxu
• kurýr zkontroluje dokumentaci a přepravní box zapečetí
• kurýr doručí zapečetěné boxy na digi centrum
• proběhne profesionální digitalizace papírových dokumentů a kontrola správnosti dat
• originály dokumentů jsou roztříděny a spolu s CD-Romem a DVD nosičem uloženy zpět do archivačního boxu a zapečetěny
• kurýr vyzvedne na adrese digi centra zapečetěný archivační kontejner

7. den zákaznický servis
• kurýr doručí zapečetěný archivační box zpět na Váš stůl

Nejčastější dotazy

Jaká jsou bezpečnostní opatření a záruky proti zneužití dat?

• mezi klientem a společností, která provádí vlastní digitalizaci (digitalizační centrum Handicap, vdi) je podepsána smlouva o mlčenlivosti (NDA)
• pracovníci digitalizační linky mají podepsanou smlouvu o mlčenlivosti
• digitalizační centrum a celý logistický areál je zabezpečen kamerovým systémem včetně fyzické ochrany 24/7
• přepravní boxy s vašimi dokumenty jsou zabezpečeny plastovou plombou a ochrannou páskou, kurýři TNT jsou speciálně proškoleni
• digitalizační centrum Handicap, vdi je chráněn pojištěním na rizika živly 5 mil. Kč a pojištěno na rizika ochrany informací do 1 mil. Kč, smlouvy je možné rozšiřovat až do 100 mil. Kč, vždy na základě konkrétní zakázky a znalosti profilu klienta
• výše uvedená bezpečnostní opatření jsou nejvyšší možná, ale v případě přetrvávajících obav klienta lze také jednat o režimu outsourcingu digitalizace v místě zákazníka (lidé, skenery, počítače atd.)

Jaký je legislativní rámec digitalizace a archivace?

• zákon č. 499/2004 o archivnictví a spisové službě, zákon č. 300/2008 o elektronických úkonech, zákon č. 101/2000 o ochraně osobích údajů, včetně novel; těmito předpisy se digitalizační centrum bez výhrad řídí

Co vše je možné digitalizovat a v jakém stavu?

• volné listy, svázané listy, sešité listy, knihy, svazky, studie, dokumenty s pečetí (samolepkou), ručně psané dokumenty
• všechny rozměry formalizovaných i neformalizovaných dokumentů od velikosti vizitky do formátu 3 x A3 v gramáži 40 až 250 g/m2 a to i v různém stupni poškození.
• denní limit celé skupiny je 200-250.000 obrazů A4 (linka Rudná, Praha, Brno, Tábor)

V jakém datovém formátu jsou data generována?

• záleží na dohodě s klientem, v zásadě však ve formátech: TIFF, PDF, možnost autorizované konverze.

Na jaké datové nosiče jsou data ukládána?

• CD, DVD, flash disk, přenosný disk až do 4 TB. Data lze také šiftovat a zasílat po dohodě datovým kanálem.

Používá se při zpracování dokumentů elektronický podpis a časové razítko a jaké jsou jejich možná využití?

• ano, velmi často, zejména v momentě potřeby likvidace papírových předloh

Jak se dokumenty třídí?

• dle spisové služby: papíry, el. obrazy dle DMS aplikace (dokument management systém)

Je možné dokumenty a data u nás archivovat, uskladnit?

• ano, fyzický papírový sklad do kapacity 60.000.000 A4, DATA po dobu 24 měsíců a díle dle smlouvy

V případě zájmu o zničení dokumentů - skartaci - jak přesně se ničí menší objemy, velké objemy, jaké jsou záruky, že byly zničeny

• klient obdrží skartační protokol a protokol o likvidaci (dle objemu materiálu rozlišuejeme skartaci, likvidaci ve spalovně apod.)